5 советов от юристов: как правильно составить досудебную претензию о взыскании денег
В связи с введенными экономическими санкциями со стороны США и европейских стран, в настоящее время в России и по всему миру наблюдаются сбои логистических цепочек, трудности с осуществлением расчетов в иностранной валюте.
Многие компании приостановили свою деятельность, работу заводов, а также продажи и отгрузки товаров со склада.
В такой ситуации для российских компаний и предприятий существенно повышаются риски неплатежей и неисполнения денежных обязательств со стороны контрагентов.
Мы рекомендуем бизнесу проанализировать текущую дебиторскую задолженность и проанализировать ее в разрезе каждого контрагента. И если вы приходите к выводу, что со стороны должников уже начались просрочки по оплате, то мы советуем незамедлительно направлять в их адрес досудебную претензию о взыскании задолженности.
Зачем нужно направлять претензию?
По большинству категорий коммерческих споров прежде, чем обратиться в суд о взыскании дебиторской задолженности, необходимо обязательно соблюсти досудебный порядок. Это требование установлено законом. Иными словами, нужно отправить претензию должнику.
Если это не сделать, суд не примет ваш иск к рассмотрению.
Юристы Solid Case подготовили несколько рекомендаций о том, как правильно составить претензию об истребовании дебиторской задолженности.
1. Проанализировать условия заключенной сделки с должником
С точки зрения судебных перспектив требование о взыскании долга, в первую очередь, должно быть основано на документах.
Внимательно изучите ваш договор на предмет условий оплаты поставленного товара, выполненных работ или услуг, а также сроки оплаты.
Обратите внимание, в какой момент у вашего контрагента наступает обязательство по оплате в соответствии с условиями сделки.
Например, в договоре может содержаться условие о том, что выполненные работы оплачиваются заказчиком на основании акта выполненных работ, подписанного обеими сторонами.
В этом случае стоит удостовериться, что подписанный акт выполненных работ у вас на руках, в противном случае необходимо оценивать каждую ситуацию индивидуально.
Стоит также обратить внимание на срок исполнения обязательства: прописан ли он в календарных или рабочих днях. На основании этого определить точную дату, когда долг должен быть оплачен со стороны контрагента.
2. Четко сформулировать все требования и сумму
Стоит изложить четко и понятно суть ваших требований к должнику, а также сослаться на пункты в договоре. Претензия не должна быть похожа на простую деловую переписку.
Отправка акта сверки также не признается судами в качестве надлежащего документа.
Например, указать, что товар был поставлен своевременно, однако он до сих пор не оплачен. В соответствии с условиями договора покупатель обязан оплатить товар в установленные сроки.
В завершение документа стоит указать, что вы требуете от должника оплатить возникшую задолженность, в противном случае будете вынуждены обратиться в суд.
Претензия должна содержать корректную сумму задолженности. Если сумма состоит из нескольких частей или за разные партии товаров, работ или услуг, то стоит приложить к претензии подробный расчет суммы требований.
Помимо основного долга в ряде случаев возможно требовать неустойку за просрочку платежа, если она предусмотрена условиями договора. В иных случаях вы можете требовать уплаты процентов на сумму долга по ст. 395 Гражданского кодекса РФ. В этом случае размер процентов зависит от действующей ключевой ставки, которая устанавливается Центральным банком РФ.
Если вы намерены требовать оплаты неустойки или процентов, то это стоит сразу заявить в претензии.
3. Указать реквизиты для оплаты
Важно, чтобы в письменном требовании были указаны ваши корректные банковские реквизиты, по которым должник должен произвести оплату.
Отсылки на реквизиты в договоре может быть недостаточно, поскольку, зачастую, они могут быть указаны неактуальными или неполными.
Мы рекомендуем всегда указывать в претензии реквизиты для возврата долга.
4. Как правильно оформить и отправить
Лучше всего оформлять документ на официальном бланке. Вначале стоит указать наименование должника, его ИНН и адрес.
Претензия должна быть подписана генеральным директором – единоличным исполнительным органом организации. Подписать документ может также и иное лицо при наличии доверенности от организации. В этом случае доверенность может быть оформлена в простой письменной форме за подписью генерального директора и печатью компании.
Копию доверенности необходимо заверить печатью компании и приложить к претензии.
Если по тексту вы ссылаетесь на дополнительные документы, которых у должника может не быть, то стоит приложить также и копии этих доказательств.
Оригинал подписанной претензии необходимо отправить почтовой службой. Мы всегда рекомендуем направлять подобные письма Почтой России заказным письмом с уведомлением о вручении. Хотя в договоре может быть предусмотрен и иной порядок отправки официальных писем.
Мы рекомендуем также составлять опись вложения почтового отправления, поскольку в будущем она будет служить доказательством в суде, что вы соблюдали требование об обязательном досудебном урегулировании спора.
Обычно претензию необходимо направлять на юридический адрес должника, который содержится в выписке ЕГРЮЛ. Данная информация является публичной и ее можно скачать на официальном сайте Федеральной налоговой службы.
Однако, бывают случаи, когда в договоре указан иной адрес, отличный от юридического. В такой ситуации мы рекомендуем направлять письмо сразу по двум адресам.
Суды всегда проверяют корректность адреса, по которому были отправлены документы. И если адрес неправильный, то в рассмотрении иска может быть отказано.
5. Собрать и подготовить необходимые документы
Мы рекомендуем также собрать все документы, которые обосновывают сумму долга. К ним могут относиться: договор, акты выполненных работ или услуг, товарные накладные, транспортные документы, доверенности, деловая переписка, электронные письма и сообщения.
Все эти документы должны быть у вас на руках, поскольку они могут понадобиться в дальнейшем для обращения в суд.
Что делать дальше?
После отправки официального письма необходимо выждать 30 дней. Этот срок установлен законом, однако в договоре может быть указан и более короткий срок.
Если в течение этого времени должник не погасит свой долг, следующим шагом может быть подача искового заявления о взыскании задолженности в арбитражный суд.
Общие рекомендации по работе с просрочками
1. Не затягивать отправку претензий
Если вы столкнулись с просрочками со стороны контрагентов, то не стоит затягивать и сразу направлять всем должникам досудебные требования. Связано это с тем, что без этой формальности вы не сможете начать процедуру взыскания долга в суде.
Отправка претензии – это формальность. В случае урегулирования вопроса с должником вы всегда сможете отозвать ее.
2. Перевести контрагентов на предоплату
Ненадежных партнеров стоит перевести на предоплату. Однако, к сожалению, не всегда это получается сделать без преград.
Очень часто в договорах не предусмотрена такая возможность и в этом случае переход на предоплату возможен только по соглашению сторон. И покупатели далеко не всегда соглашаются на это.
Чтобы избежать данный риск мы рекомендуем изначально предусмотреть в договоре право продавца в одностороннем порядке переводить покупателя на условия предоплаты.
3. Сократить период отсрочки
Если поставка товаров или оказание услуг осуществляется вами на условиях отсрочки платежа, то стоит рассмотреть вопрос о сокращении периода отсрочки хотя бы для части контрагентов.
Однако, и в этом случае данный механизм должен быть изначально предусмотрен в договоре. В противном случае изменений условий оплаты будет возможно только по соглашению сторон.
4. С просрочками работать индивидуально
В целом, мы рекомендуем использовать индивидуальный подход при урегулировании долга в отношении каждого контрагента.
Ведь у кого-то могла произойти техническая ошибка и долг будет быстро погашен, ряд контрагентов могут погасить долг в рассрочку без суда, а кто-то из должников на грани банкротства. И тогда стоит рассмотреть иные способы погашения долга.